Zarządzanie czasem - błędy początkujących

Zarządzanie czasem jest umiejętnością, którą należy doskonalić. Na początku każdy popełnia błędy, wynikające m.in.: z braku doświadczenia w planowaniu, niewiedzy i nieumiejętności organizacyjnych. Bardzo często osoby zapracowane sporządzają "to do" listę "na kolanie", w biegu. Okazuje się, że pierwszym krokiem do rozpoczęcia właściwego zarządzania czasem jest posiadanie profesjonalnego planera. Specjaliści z firmy: https://www.planowaki.pl/, potwierdzają, że przejrzysty ścienny planer, daje możliwość przygotowania dziennego lub tygodniowego harmonogramu. Poza tym, każdy powinien mieć osobisty terminarz z wyraźnie zaznaczonymi datami. Posiadanie specjalnego planera ułatwia rozdzielenie zadań. Innym błędem w zarządzaniu czasem jest wpisywanie na listę ogólników. Zwroty takie jak: "załatwić sprawę z księgowym" czy "zadzwonić do klienta" wcale nie pomagają w planowaniu dnia. Komunikaty powinny być jasne i szczegółowe. Zupełnie inaczej podchodzi się do zadania: "o 14:00 - spotkanie z księgowym (omówienie raportu rozliczeń)". Powszechnym błędem jest również wpisywanie na listę liczby zadań niemożliwych do wykonania w jeden dzień lub tydzień. Nagromadzenie spraw potęguje frustrację i stres.

Zrób to, co najważniejsze!

W zarządzaniu czasem bardzo istotne jest wyznaczenie hierarchii zadaniom. Początkujący często chcą wykonać wszystkie zadania z listy, finalnie nie osiągając zamierzonych rezultatów. Zasada Pareto - 80:20 mówi o tym, by robić 20% zadań, które przyniosą największą korzyść. Macierz Eisenhowera opiera się natomiast na ważności i pilności zadań. Połączenie tych dwóch kategorii daje 4 typy zadań do wykonania. Ważne i pilne czynności są najważniejsze, pominięcie ich będzie miało negatywne konsekwencje dla użytkownika. Drugą kategorią są czynności ważne i niepilne czyli takie, które prowadzą do osiągnięcia celu, ale nie są naglące (praca kreatywna, rozwój, odpoczynek). Trzecią kategorią są zadania nieważne i pilne czyli błahe, ale naglące np. niektóre spotkania, telefony. Tego rodzaju czynności należy zlecić lub delegować. Ostatnią grupą są zadania nieważne i niepilne - trzeba się ich pozbyć. Zalicza się do nich pożeraczy czasu (przebywanie w social mediach, nadmierne oglądanie telewizji).

kuteczne zarządzanie czasem - metoda ALPEN i TRZOS

Metoda ALPEN pochodzi od niemieckich słów: Aufgaben, Lange schatzen, Pufferzeiten einplanne, Entscheidungen treffen i Nachkontrolle. Jest to pięcioetapowy proces zarządzania czasem. Najpierw należy wyznaczyć zadania do wykonania, następnie określić potrzebny czas na wykonanie poszczególnych czynności. Trzecim etapem jest uwzględnienie wszystkich przerw i pauz na odpoczynek. Kolejnym elementem jest ustalenie priorytetów zadań i ostatecznie kontrola i analiza wykonanych zadań. Bardzo podobną metodą jest TRZOS - również pięcioetapowy proces zarządzania czasem. Pierwszym krokiem jest wyznaczenie zadań i terminów realizacji. Następnie wyznacza się ramy czasowe na wykonanie poszczególnych czynności. Trzecim krokiem jest zaplanowanie przerw, a czwartym - ustalenie priorytetów. Finalnie następuje skontrolowanie rezultatów.