Czy ryczałtowcy i nievatowcy muszą korzystać z KSeF?

Tak - i to jest najważniejsza informacja. Obowiązek korzystania z KSeF nie zależy od formy opodatkowania ani od statusu podatnika VAT. Od 1 kwietnia 2026 roku system obejmuje praktycznie wszystkich przedsiębiorców wystawiających faktury w transakcjach B2B (na rzecz innych firm), w tym osoby na ryczałcie ewidencjonowanym oraz podatników zwolnionych z VAT (zarówno podmiotowo, jak i przedmiotowo). Obowiązek nie dotyczy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności (B2C) - te faktury można nadal wystawiać poza KSeF.

Wyjątek stanowią mikroprzedsiębiorcy, u których łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto - ci mogą wystawiać faktury poza KSeF do 31 grudnia 2026 r.

Faktura ryczałt bez VAT - co musi zawierać?

Ryczałt ewidencjonowany to forma opodatkowania PIT i nie przesądza o statusie w VAT. Ryczałtowiec może być czynnym podatnikiem VAT i wówczas wystawia zwykłą fakturę VAT ze stawką i kwotą podatku.

Fakturę ryczałt bez VAT wystawia tylko ten ryczałtowiec, który jednocześnie korzysta ze zwolnienia z VAT - np. "art. 113 ust. 1 ustawy o VAT" dla zwolnienia podmiotowego lub odpowiedni przepis art. 43 ust. 1 dla zwolnienia przedmiotowego. Na takiej fakturze nie wykazuje się stawki ani kwoty VAT. Przy zwolnieniu przedmiotowym podanie podstawy prawnej zwolnienia jest obowiązkowe; przy podmiotowym - fakultatywne, choć powszechnie stosowane.

W KSeF faktura zwolniona z VAT wymaga wskazania stawki ZW wraz z obowiązkowym podaniem podstawy prawnego uzasadnienia zwolnienia.

Jak w praktyce wystawiać faktury w KSeF bez VAT?

Najwygodniejszym rozwiązaniem jest program do faktur bez VAT zintegrowany z KSeF. Dobre oprogramowanie samo rozpoznaje, że podatnik jest zwolniony z VAT lub rozlicza się ryczałtem, i generuje dokument z właściwymi polami oraz oznaczeniami. Po wystawieniu faktura jest automatycznie przesyłana do KSeF, a przedsiębiorca otrzymuje UPO - potwierdzenie jej przyjęcia przez system.

Ręczne korzystanie z  rządowego portalu KSeF jest możliwe, ale przy regularnym fakturowaniu szybko okazuje się uciążliwe. Program eliminuje ryzyko błędów formalnych, które mogą skutkować odrzuceniem dokumentu.

Nie daj się zaskoczyć zmianom

Ryczałt i zwolnienie z VAT nie zwalniają z obowiązku e-fakturowania w transakcjach B2B. Warto wdrożyć odpowiednie narzędzia zawczasu. Fakturownia to intuicyjny system obsługujący zarówno wystawianie faktur na ryczałcie, jak i faktury bez VAT - z pełną, bezpłatną integracją z KSeF w każdym planie. Sprawdź możliwości i  przetestuj bezpłatnie przez 30 dni.