Jeszcze jakiś temu osoby rejestrujące firmę miały obowiązek podania stałego miejsca wykonywania działalności. Choć dla wielu z nich (zwłaszcza tych, prowadzących działalność stacjonarnie) nie było to problemem, przedsiębiorcy pracujący zdalnie nierzadko stawali przed dużym dylematem. Co właściwie mam zadeklarować, skoro pracuję w różnych miejscach?

Konstytucja Biznesu i wynikające z niej zmiany

30 kwietnia 2018 roku weszły w życie zapisy Konstytucji Biznesu. Dokument zmieni między innymi przepisy dotyczące Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Przedsiębiorca, który rejestruje firmę przez wniosek CEIDG-1, może zaznaczyć obecnie opcję brak stałego wykonywania działalności gospodarczej. Jedynym wpisanym adresem może być więc adres do doręczeń (nie musi być to twój adres zamieszkania).

Adres prowadzenia działalności, a prawo do lokalu

Jeśli w formularzu CEIDG wpiszesz adres prowadzenia działalności, musisz dysponować tytułem prawnym do lokalu. Może być to prawo własności (współwłasności) nieruchomości lub lokalu mieszkalnego, prawo użytkowania wieczystego gruntu wraz z prawem własności budynków, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, dzierżawa, najem lub użyczenie. Dokumentem potwierdzającym posiadanie tytułu prawnego może być umowa sprzedaży (w formie aktu notarialnego), wypis z księgi wieczystej, akt własności ziemi, decyzja administracyjna czy też umowa w formie pisemnej: dzierżawy, najmu lub użyczenia.

Ważne: tytuł prawny do lokalu nie podlega dołączeniu do wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Jednak na żądanie organu ewidencyjnego będziesz musiał go przedstawić.

Rejestracja spółki w KRS, nie wymaga dołączania dokumentu potwierdzającego prawo do lokalu. Przedsiębiorcy muszą jednak wpisać we wniosku adres siedziby.

Rejestracja do VAT, a tytuł prawny do lokalu

Zgodnie z aktualnie obowiązującym prawem, podczas rejestracji do podatku VAT przedsiębiorcy nie mają obowiązku dostarczenia dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do lokalu. Co ciekawe, wiele urzędów ich jednak wymaga. Dlaczego? Urzędnicy skarbowi, dokonujący rejestracji, mają obowiązek wykonania tzw. czynności sprawdzających. Procedura ta ma na celu wyeliminowanie oszustw podatkowych. W ramach czynności sprawdzających często weryfikują, czy dane adresowe podmiotu są zgodne z prawdą, a firma rzeczywiście istnieje.

Kilkanaście dni po rejestracji spółki w KRS otrzymałem zawiadomienie z urzędu skarbowego. Po kontakcie telefonicznym okazało się, że chcąc zweryfikować prawdziwość danych zawartych we wniosku VAT-R urzędnicy odwiedzili siedzibę mojej spółki. Pod wskazanym adresem nikogo nie zastali. Właśnie dlatego zostawili zawiadomienie — tłumaczy pan Adam, przedsiębiorca z podwarszawskiego Piaseczna. Aby sfinalizować procedurę, musiałem dostarczyć do urzędu akt notarialny mieszkania, w którym zarejestrowałem firmę. Dopiero po dopełnieniu tego obowiązku, urzędniczka dokonała rejestracji do VAT.

Jeśli mężczyzna zwlekałby z kontaktem, naczelnik US nie wpisałby podmiotu do rejestru VAT. A to mogłoby mieć długofalowe, nieprzyjemne konsekwencje.

Niezbędna zgoda właściciela lokalu

Jeśli chcesz prowadzić działalność w cudzym lokalu (np. wynajętym mieszkaniu lub biurze), musisz mieć zgodę właściciela na prowadzenie działalności. Jeśli jako siedzibę wskażesz lokal, do którego nie posiadasz praw, może to być podstawą do wykreślenia wpisu z rejestru. To jednak nie wszystko. Fiskus może także zakwestionować wszystkie wydatki, jakie poniosłeś w związku z lokalem, który wykorzystujesz bezprawnie. Co warto zrobić, jeśli właściciel mieszkania, które wynajmujesz, nie zgadza się na rejestrację firmy?

Najlepszym wyjściem z takiej sytuacji będzie wynajem wirtualnego biura. Wynajmując wirtualne biuro, otrzymasz adres, pod którym zarejestrujesz firmę. Będziesz mógł korzystać także z dodatkowych usług w postaci dedykowanej linii telefonicznej, obsługi recepcyjnej czy wynajmu sal konferencyjnych. Taka usługa będzie znakomitym rozwiązaniem przede wszystkim dla osób pracujących zdalnie, freelancerów, start-upów i początkujących kancelarii prawnych. Dzięki niewielkim kosztom nie obciąży portfela (podstawowy pakiet możesz mieć nawet za 120 zł miesięcznie), umożliwiając maksymalne wykorzystanie potencjału tradycyjnego biura.