Czy pracownikowi, który jest na urlopie bezpłatnym i korzysta z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w innym miejscu pracy należą się wypłaty z ZFŚS np. świąteczna? W regulaminie istnieje zapis, że: "podstawą przyznania osobie uprawnionej dopłat do usług lub świadczenia finansowego z Funduszu jest pisemny wniosek uzupełniony oświadczeniem o sytuacji rodzinnej oraz zawierający wysokość dochodu, przypadającego na osobę w rodzinie, wyliczonego na podstawie Xero Pit za ubiegły rok rozliczeniowy, potwierdzonego pieczątką w Urzędzie Skarbowym, tylko do wglądu pracownika kadr przyjmującego wnioski". Druk składa się do 31 maja bieżącego roku. Czy takiej osobie należą się wszystkie przysługujące świadczenia wynikające z regulaminu ZFŚS? Czy można wprowadzić okres karencji dla takich pracowników, a jeśli tak to jakim zapisem w regulaminie?

Odpowiedź:

Odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych nalicza się także na pracowników przebywających na urlopach bezpłatnych. Pracownik ma prawo korzystać ze świadczeń socjalnych także w czasie urlopu bezpłatnego. W mojej ocenie przedstawiony zapis regulaminu nie jest prawidłowy w tym znaczeniu, że pozbawia prawa do świadczeń przyznawanych np. w okresie świąt Bożego Narodzenia osoby zatrudnione po dniu 31 maja.

Uzasadnienie:

Zgodnie z przepisem § 1 rozporządzenia MPiPS z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych podstawę naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych stanowi przeciętna planowana w danym roku liczba zatrudnionych, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). Przepisy tego rozporządzenia nie precyzują, czy do liczby pracowników zatrudniony w danym roku w szkole należy wliczyć także osoby, które mimo pozostawania w stosunku pracy, nie świadczą pracy tak jak to ma miejsce na urlopie bezpłatnym. Kwestię te wyjaśniło natomiast ministerstwo pracy:

Zdaniem MPiPS: Należy podkreślić, że w przeciętnej liczbie zatrudnionych uwzględnia się pracowników, których definiuje art. 2 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem, pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Biorąc pod uwagę treść § 1 rozporządzenia, w ocenie Departamentu, brak jest podstaw prawnych do wyłączania z przeciętnego zatrudnienia pracowników przebywających na urlopach, w tym na urlopach związanych z rodzicielstwem oraz na urlopie bezpłatnym (Odpowiedź MPiPS z 19 maja 2015 r. w sprawie odpisu na ZFŚS na pracowników przebywających na urlopach bezpłatnych).

Powyższe oznacza, że na pracowników przebywających na urlopach bezpłatnych należy dokonywać odpisu na ZFŚS. Osoby te mają zatem prawo do korzystania ze świadczeń Funduszu w czasie korzystania z tego urlopu.

Zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo art. 30 ust. 6 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 263). Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. W dokumencie tym należy ustalić nie tylko rodzaje świadczeń przyznawanych z ZFŚS, ale także procedury z tym związane np. termin składania wniosków o dane świadczenie, wymagane dokumenty itp. Trzeba przy tym pamiętać, że zapisy regulaminu ZFŚS nie mogą ograniczać ani pozbawiać prawa do korzystania z pełni dobrodziejstw Funduszu przez osoby uprawnione. Zgodnie z art. 3 pkt 2 ustawy o ZFŚS do osób uprawnionych zalicza się m.in. pracowników. Oznacza to, że każdy pracownik zatrudniony w danej szkole ma prawo korzystać ze świadczeń socjalnych od momentu zatrudnienia (o ile spełnia warunki do przyznania danej formy pomocy). W tym kontekście wprowadzenie jednego terminu na składanie wniosków o pomoc socjalną wraz z oświadczeniami o dochodach nie jest poprawnym rozwiązaniem. Dobrym rozwiązaniem byłoby wyodrębnienie w regulaminie poszczególnych form pomocy socjalnej i opracowanie dla każdej z nich odrębnych procedur i terminów.

Zapamiętaj:

Zapisy regulaminu ZFŚS nie mogą ograniczać ani pozbawiać prawa do świadczeń osób uprawnionych do korzystania z pomocy socjalnej finansowanej z ZFŚS.

Podstawa prawna:

• art. 8 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 poz. 1352),
• § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2009 r. nr 43, poz. 349).

Agnieszka Rumik-Smolarz